Sekretesspolicy för Bostadsportal

Sekretesspolicy för Bostadsportal
Version 1.0. uppdat. 25.05.2018
1. Vi beskyddar ditt privatliv
På BostadsPortal tar vi allvarligt på behandlingen av dina personuppgifter. Vi säkrar rimlig och transparent databehandling i överensstämmelse med gällande regler om behandling av personuppgifter.
I denna sekretesspolicy kan du läsa om hur vi behandlar dina personuppgifter på hemsidan BostadsPortal.se.
Sekretesspolicyn som beskyddar ditt privatliv omfattar följande målgrupper:

  • Bostadssökande.
  • Privata hyresvärdar.
  • Professionella hyresvärdar.
BostadsPortal är personuppgiftsansvarig för alla tre grupper, och vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i överenskommelse med rådande lagstiftning.
2. Personuppgiftsansvar och kontaktupplysningar
BostadsPortal är personuppgiftsansvarig och kan kontaktas via följande upplysningar:
BoligPortal ApS
Paludan-Müllers Vej 40 B
8200 Aarhus N
Danmark
Organisationsnummer: 26722535
E-post: info@boligportal.dk
Hemsida: https://bostadsportal.se
Om du har frågor om vår behandling av dina personuppgifter, är du alltid välkommen att kontakta oss om detta. Du kan skriva till oss på e-post: info@boligportal.dk
3. Vi behandlar följande upplysningar om dig
De data vi har om dig används for att förbättra våra tjänster och säkra kvaliteten i våra produkter och tjänster samt i vår kontakt med dig.
De personuppgifter och personlig data som vi använder gällande bostadssökande och privata hyresvärdar omfattar:
  • För - och efternamn
  • Adress og telefonnummer
  • E-postadress
  • Profilbild
  • Bevakningsmail (matchning av bostadsönskemål): Område, budget, antal rum etc.
  • Meddelanden: dialog med hyresvärdar i BostadsPortals dialog-system/mail-system
  • Foton och övriga bilder som laddats upp till annonsen.
De personuppgifter och personlig data som vi använder gällande professionella hyresvärdar omfattar:
  • Detsamma som privata hyresvärdar (se ovan)
  • Företagsnamn og organisationsnummer
  • Eventuellt namn och kontaktinformation anställd hos hyresvärden om relevans finns för uthyrning av bostad.
I de fall där ett serviceavtal ingåtts med BostadsPortal (exempelvis vid köp av abonnemang för bostadssökande, uthyrning av bostad etc.) registreras även nödvändiga informationer gällande detta serviceavtal.
Var uppmärksam på att BostadsPortal anlitar betalningsleverantörerna Dibs og QuickPay för Online-köp och att vi inte själva lagrar information om betalningsmedel som exempelvis kortnummer på betalkort, bankkontonummer eller liknande.
Det är nödvändigt för BostadsPortal att registrera ovannämnda upplysningar för att kunna uppfylla de tjänster och de avtal som ingåtts med dig.
Vi samlar in, behandlar och lagrar bara nödvändiga personuppgifter
Vi insamlar, behandlar och lagrar bara de personuppgifter som är relevanta och tillräckliga i för att vi ska kunna uppfylla våra fastsatta mål. Utöver detta kan det vara bestämt genom lagstiftning vilka typer av personuppgifter som är nödvändiga att samla in och lagra för driften av vår affärsverksamhet. Typ och omfång av de personuppgifter vi behandlar kan också vara nödvändig för att uppfylla ett kontrakt eller annan rättslig förpliktelse.
När vi ber dig om att göra dina personuppgifter tillgängliga för oss upplyser vi samtidigt om vilka personuppgifter vi behandlar om dig och till vilket syfte.
Möjlighet att kontrollera och uppdatera dina personuppgifter
Det är viktigt, att insamlade personuppgifter inte är felaktiga, eller vilseledande. Därför har du full tillgång till att redigera/korrigera i de personuppgifter du själv skrivit in på BostadsPortal.se.
Eftersom våra tjänster är beroende av att användarregistrerade personuppgifter är korrekta och uppdaterade ber vi dig att kontrollera och eventuellt uppdatera dina personuppgifter regelbundet.
Personuppgifter från sociala medier
I förbindelse med profildata har vi möjlighet att sammankoppla dina personuppgifter med motsvarande data som vi mottager från andra aktörer, exempelvis från sociala medier såsom Facebook. Vi inhämtar först in ditt samtycke till sammankopplingen. Personuppgifter som inhämtas via Facebook (namn) används enbart vid upprättandet av en profil - vilket framgår av redigeringsfunktionen för profil - och ges bara vidare till tredjepart med ditt samtycke.
Du kan fritt välja att avstå från denna sammankoppling - BostadsPortals tjänster är fullt tillgängliga även utan den.
Vi samlar in anonymiserad data på underlag av registrerade personuppgifter
BostadsPortal insamlar löpande data i anonymiserad eller pseudonymiserad form - baserat på registrerade personuppgifter och systeminsamlade data. Det kan exempelvis vara en registrering av att en uthyrningsannons har blivit visat innanför ett givet tidsrum. Det är inte möjligt att utifrån de anonymiserade data söka fram vilka de bostadssökande som såg annonsen varit och det är därför inte tal om personkänsliga upplysningar förbundet med denna registrering.
Vi ber om ditt samtycke innan vi behandlar dina personuppgifter
Vi behandlar de personuppgifter som vi fått samtycke till. Undantaget är om det finns ett rättsligt underlag för att inhämta dina personuppgifter och vi upplyser i så fall dig om att ett sådant rättsligt underlag förekommer och om vårt legitima intresse att behandla dina personuppgifter.
Ditt samtycke är frivilligt och du kan när som helst återkalla det - återkallning av samtycke gör du online via BostadsPortal.se.
Om vi önskar att använda dina redan inhämtade personuppgifter till ett annat syfte än det vi fått samtycke till ursprungligt, upplyser vi dig om det nya syftet och ber om ditt samtycke på nytt, innan vi påbörjar databehandling.
Eftersom våra produkter och tjänster förutsätter att användaren har fyllt 18 år finns det inte ett behov av att behandla personuppgifter och personlig data rörande barn. Därför föreligger inte heller behov av ett speciellt samtycke från en förälder.
Vi ger inte dina personuppgifter vidare utan ditt samtycke
Om vi överför dina personuppgifter till samarbetspartner eller aktörer, exempelvis som ett led i marknadsföring, ber vi först om ditt samtycke och informerar om vad dina personliga data bliver använt till. Du kan när som helst invända mot denna form av vidareförmedling. Detta gör du genom att ta bort ditt samtycke på BostadsPortal.se.
Vi inhämtar ditt samtycke innan vi överför dina personuppgifter till en samarbetspartner i tredje land. Om vi överför dina personuppgifter till samarbetspartner i tredje land, är vi säkra på att deras nivå för persondatabeskydd uppfyller de krav som vi har ställt upp i denna policy efter gällande lagstiftning. Vi ställer bl.a. krav på behandling av data, på informationssäkerhet och på uppfyllande av de rättigheter som du har till att exempelvis motsätta dig profilering och att klaga hos danska Datatilsynet.
Vi inhämtar inte ditt samtycke när vi är rättsligt förpliktade att ge dina personuppgifter vidare, exempelvis som ett led i rapportering till en myndighet.
Samtycke – och relaterade funktioner
Det är i praktiken tal om en uppsättning av samtycken som är anpassade till de individuella tjänsterna på BostadsPortal.
Genom att ge samtycke till villkoren ges det ett grundläggande samtycke till BostadsPortals sekretesspolicy och samtidigt ges det samtycke till att BostadsPortal kan använda den anvisade e-postadressen för att sända så kallad transaktions-epost. Dessa omfattar:
  • E-post som bekräftar avtal
  • E-post som bekräftar betalningar enligt avtal
  • E-post för att ändra lösenord
  • Annan e-post som är nödvändig för att kunna fullfölja avtal
Denna e-post kan inte avslutas – om inte pågående avtal upphör.
Utöver detta betyder godkännande av villkoren att BostadsPortal har fått samtycke till att sända service-epost som kan innehålla hjälp för att få större utbyte av bostadssökande/bostadsuthyrning. Detta kan exempelvis vara e-post som ger dig förslag till att skriva en bättre Sökesannons, en bättre annons, eller möjligheten att köpa till extra tjänster som kan öka dina möjligheter till ett bättre resultat.
I förbindelse med användning av BostadsPortals tjänster kan du välja att använda olika funktioner som bevakningsmail som också resulterar i att du får e-post till din angivna e-postadress. Om du inte önskar att få denna funktions-epost, ska du låta bli att använda denna tjänst, eftersom tjänsten kräver möjligheten kommunicera med dig via e-post.
BostadsPortal ger dig dessutom möjligheten att ta emot nyhetsbrev, där BostadsPortal skickar ut information om nyheter, events, tips och liknande som kan vara till hjälp för dig som bostadssökande/hyresvärd.
4. Syfte och rättsligt underlag för behandling och profilering
Syfte
Syftet med vår behandling av dina personuppgifter är följande:
  • Underlätta effektiv och framgångsrik bostadssökande, inklusive:
    • Upprättande av Sökesannons, så att den bostadssökande presenterar sig på så bra vis som möjligt när de söker bostad
    • Upprättande av Bevakningsmail så att den bostadssökande kan erbjudas den rätta bostaden snabbast möjligt
  • Underlätta effektiv och framgångsrik bostadsuthyrning, inklusive:
    • Upprättande av annons på BostadsPortal.se
  • Erbjuda relevanta tjänster för bostadssökning/uthyrning, inklusive:
    • Rådgivning och vägledning för bostadssökning och uthyrning av bostäder
    • Information om hyresmarknaden, regler, lagstiftning, etc.
Rättsligt underlag
Vi ska upplysa dig om vårt rättsliga underlag för behandling av dina upplysningar. De är följande:
  • Allmänna dataskyddsförordningen artikel 6.1 a. om samtycke
  • Allmänna dataskyddsförordningen artikel 6.1 b. om nödvändig behandling för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.
Profilering
När du skapar ett konto, en annons eller ett Bevakningsmail upprättar du som bostadssökande eller hyresvärd den profil som du önskar ska användas vid såväl manuell som automatisk profilering på BostadsPortal.
Manuell profilering sker när en hyresvärd ska välja ut den/de bostadssökande han önskar att kontakta för att hitta sin framtida hyresgäst eller omvänt.
Automatisk profilering sker bl.a. utifrån det användarupprättade bevakningsmailet, där du som bostadssökande (eller hyresvärd) visar dit intresse för ett bestämt geografiskt område, bostadstyp, bostadsstorlek, och potentiellt indikerar en budget/ekonomisk ram för att hyra.
5. Säkerhet
Vi skyddar dina personuppgifter och har interna regler för informationssäkerhet
BostadsPortal har utarbetat en intern policy för informationssäkerhet. Vi har utarbetat interna regler om informationssäkerhet, som innehåller instruktioner och åtgärder, för att beskydda dina personuppgifter mot att bli förstörda, gå förlorade eller bli ändrade, mot auktoriserade offentliggörande, och emot att obehöriga får tillgång eller kännedom om dem.
Vi har fastställda procedurer for tilldelning av tillgångsrättigheter för de av våra medarbetare som behandlar känsliga personuppgifter och data som täcker upplysningar om personliga intressen och vanor. För att undgå eventuellt förlust av data gör vi löpande säkerhetskopior.
Vid tillfälle av personuppgiftsincident, med konsekvens i en förhöjd risk för att du kan bli utsatt för identitetsstöld, ekonomisk förlust, diskrimination, förtal eller annan väsentlig förlust, kommer vi att underrätta dig om säkerhetsöverträdelsen så fort som möjligt, som påyrkat i Allmänna dataskyddsförordningen artikel 34.
För att beskydda dig emot att obehöriga får tillgång till dina personuppgifter använder vi oss av tekniska lösningar som automatiskt säkrar att data enbart är tillgängliga för relevanta medarbetare.
6. Samarbetspartners
Överföring
Vi överför enbart dina data till samarbetspartner om vi har mottagit ditt samtycke till detta, eller om det är tal om nödvändiga samarbetspartner för att uppfylla ett kontrakt med dig.
Våra nödvändiga samarbetspartners kan läsas här nedan:
  • QuickPay och DIBS för genomföring av betalningar
  • Mailchimp för distribution av nyhetsbrev
BostadsPortals personuppgiftsbiträden
För att kunna ge dig bästa möjliga service använder sig BostadsPortal av följande underpersonuppgiftsbiträden (som alla följer GDPR) för databehandling innanför EU/EES:
  • Mr. Friday
  • Google Analytics
  • MailChimp
  • Zendesk
  • JIRA
  • Facebook
7. Radering
Vi raderar dina persondata när de inte längre är nödvändiga för det syfte som låg till grund för vår insamling, behandling och lagring. Följande regler gäller vid radering:
  • 5-års regeln. Om det har ingåtts ett avtal mellan dig och BostadsPortal (abonnemang för bostadssökande, uthyrning av bostad, köp av tjänst etc.) ska BostadsPortal enligt dansk bokföringslag lagra tillräcklig och nödvändig information för att kunna dokumentera detta. Därför lagrar vi namn, e-postadress, genomförda betalningar samt nödvändig information för att kunna dokumentera ingått avtal.
  • 1-års regeln. Om en användare upphör att använda BostadsPortal kommer vi senast 12 månader efter upphört sista aktivitet på hemsidan att radera de personuppgifter som inte längre är relevanta för att kunna dokumentera avslutat avtal. Därför raderas profildata, foto/bilder, meddelande och bevakningsmail senast ett år efter användarens sista registrerade aktivitet.
  • Rätten att bli bortglömd. Med denna funktion kan du starta en raderingsprocess, där BostadsPortal påbörjar radering av de persondata som inte omfattas av 5-års regeln. Så länge det inte har ingåtts avtal med BostadsPortal (vilket svarar till att du inte haft ett abonnemang), innebär raderings-processen att vi raderar allt som vi har registrerat om dig.
BostadsPortal raderar inte personuppgifter i anonymiserad eller pseudonymiserad form.
BostadsPortal raderar inte redan sända e-postmeddelanden till användare på BostadsPortal.
BostadsPortal tar inte bort gammal e-post och meddelanden som har skickats till och från kundtjänst.
BostadsPortal förbehåller sig rätten att det kan ta upp till 30 dagars behandlingstid från och med att raderingsprocessen påbörjats.
Rätten att återkalla ditt samtycke
Om vi baserar vår behandling av data på ditt samtycke, har du när som helst rätten att återkalla ditt samtycke för BostadsPortals behandling av dina personuppgifter – helt eller delvis.
Ditt återkallande av samtycke påverkar inte lagligheten av behandling som grundar sig på ditt samtycke innan du återkallat det. Om du återkallar ditt samtycke har det först verkan från denna tidpunkt.
8. Dina rättigheter
Kontaktupplysningar om du vill använda dig av dina rättigheter
Om du önskar att använda dig av dina rättigheter kan du kontakta oss på de kontaktupplysningar som finns listade i starten av sekretesspolicyn.
Vi behandlar och besvarar din anmodan så snart som möjligt och senast en månad efter att vi har mottagit din anmodan, om inte dess komplexitet och omfång gör att vi inte har möjlighet att besvara den inom en månads tid. I sådana fall kan svarsfristen vara upp till tre månader i allt, i enlighet med Allmänna dataskyddsförordningen artikel 12.
Rätten till tillgång av personuppgifter
Du kan när som helst få tillgång till information om vilka data vi behandlar om dig, var de kommer i från och vad vi använder dem till.
Du har också möjlighet att – på vår hemsida – se de personuppgifter du själv registrerat och du kan också från hemsidan ladda ner de upplysningar vi har registrerat om dig. Din tillgång kan dock vara begränsad med hänsyn till beskyddande av andra personers privatliv, företagshemligheter och immateriella rättigheter.
Dataportabilitet
Eftersom vår behandling av dina personuppgifter baserar sig på samtycke eller kontrakt med dig och vår behandling sker automatiserat har du rätt till dataportabilitet.
Rätten till dataportabilitet innebär att du har rätt att få ut de personuppgifter som du har tillhandahållit oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläst format som du har rätt till att överföra till en annan personuppgiftsansvarig, i enlighet med Allmänna dataskyddsförordningen artikel 20.
Om du önskar att använda din rätt till dataportabilitet, kan du själv ladda ner registrerade personuppgifter på hemsidan.
Du har rätt att få felaktig personuppgifter rättade eller raderade
Om du menar att de personuppgifter vi behandlar om dig är felaktiga har du rätt till att få dem rättade utifrån Allmänna dataskyddsförordningen artikel 16 och 17. De data som själv registrerat kan du själv redigera på vår hemsida.
Om du menar att dina data inte längre är nödvändiga i förhållande till det syfte som vi inhämtat dem för kan du själv radera dem genom vår hemsida. Du kan även kontakta oss, om du menar att dina personuppgifter blir behandlade i strid med lagstiftningen eller andra rättsliga förpliktelser.
Radering eller rättelse kommer dock inte att ske i de fall där BostadsPortal är rättsligt förpliktigat att lagra alla, eller delar, av dina personuppgifter, eller om det är nödvändigt att lagra personuppgifterna för att ett rättsligt krav ska kunna beläggas eller försvaras. I sådana fall kommer BostadsPortal att enbart lagra de uppgifter som BostadsPortal är förpliktat eller berättigat till och kommer att radera övriga personuppgifter om dig.
Du har rätt till att göra invändningar mot vår behandling av personuppgifter
Du har i vissa fall rätt att begränsa BostadsPortals behandling av dina personuppgifter, utifrån Allmänna dataskyddsförordningen artikel 18:
  • Under tiden BostadsPortal behandlar en invändning som du har gjort för att rätta personuppgifter om dig som BostadsPortal behandlar, eller om lagligheten av behandlingen. Begränsningar av behandlingen gäller fram till det att BostadsPortal har färdigbehandlat din invändning.
  • Om behandlingen är olaglig men att du inte önskar radera uppgifterna, bara begränsa användningen av personuppgifter.
Invändningar
Du har rätt att göra invändningar mot BostadsPortals behandling av dina personuppgifter, om behandlingen inte sker i enlighet med Allmänna dataskyddsförordningen artikel 6. e eller f, inbegripet profilering.
BostadsPortal får efter invändande inte längre behandla personuppgifterna, om inte BostadsPortal påvisar påtvingande berättigade skäl för behandlingen, som väger tyngre än den registrerades intressen, grundläggande rättigheter och friheter, eller att behandlingen är nödvändig för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk, jämför Allmänna dataskyddsförordningen artikel 21.
Du har också rätt att invända mot BostadsPortal behandling av dina personuppgifter, om behandlingen sker i direkt marknadsföring, inklusive profilering, utifrån Allmänna dataskyddsförordningen artikel 21.
Efter att invändning skett får BostadsPortal inte längre behandla dina personuppgifter för detta syfte.
Rätt till invändning mot profilering
Du har som utgångspunkt rätt till at inte bli föremål för ett beslut som enbart grundas på automatiserad behandling, inbegripet profilering, vilket har rättsliga följder för dig eller på liknande sätt i betydande grad påverkar dig, i enlighet med Allmänna dataskyddsförordningen artikel 22.
Återkallande av samtycke(n)
Eftersom vi grundar vår behandling på ditt samtycke har du när som helst rätt att återkalla ditt samtycke för BostadsPortals behandling av dina personuppgifter i enlighet med Allmänna dataskyddsförordningen artikel 7.
Om du återkallar ditt samtycke, kommer BostadsPortal att upphöra med att behandla de personuppgifter som du har återkallat ditt samtycke till, om inte BostadsPortal är rättsligt förpliktigat, eller berättigat, att lagra alla eller delar av dina personuppgifter. I så fall kommer BostadsPortal enbart att lagra de uppgifter som BostadsPortal är rättsligt förpliktigat, eller berättigat att lagra, och radera övriga personuppgifter om dig. Ditt återkallande av samtycke påverkar inte lagligheten i den behandling som BostadsPortal har genomfört fram till ditt återkallande av samtycke.
9. Klagomål
Om du önskar att klaga på BostadsPortals behandling av dina personuppgifter, har du rätt att lämna ett klagomål till danska Datatilsynet på följande kontaktupplysningar:
Datatilsynet
Borgergade 28, 5
1300 København K
dt@datatilsynet.dk